2013年8月30日配信 「スタッフの交通費の不正請求・・・?に気付いたら」

8月も明日で終わりです。

見上げると空の色が清々しい秋の青空になって、残暑も和らいできた感じが しますが、まだ気温の差が大きな日が続きそうです。

体調を崩されないようにお気を付け下さい。

ところで、勤務されている先生方は病院やクリニックでスタッフの方と共に仕 事をしていると思います。
勤務医もスタッフも雇われる者としての立場は同じです。

開業すると先生がクリニックの経営者となるため、スタッフを雇用し、仕事ぶ りを評価し、管理をしていかなければなりません。

今まで開業をお手伝いさせていただいた先生の事例でも、開業後のスタッフに 関する悩みは少なくありません。

今回はある先生(A先生としておきましょう)からのスタッフについてのご相談 をご紹介したいと思います。

ooooo第38回目 スタッフの交通費の不正請求・・・?に気付いたらoooooo

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スタッフの車通勤と患者さんからのクレーム
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A先生のクリニックは郊外にあるクリニックです。
スタッフのほとんどは近所から通ってきます。

クリニックには駐車場もありますが、スペースに限りがあるため患者さん専用 としています。
そのため基本的に公共機関(電車・バス等)での通勤以外は認めていません。

そんな中、A先生はあるスタッフが近くの駐車場に車を止めて通っているのを 見かけてしまいました。

申請上はバスで通勤しているため、毎月およそ20,000円を交通費として支給し ていたのにもかかわらずです。

そのことについて、スタッフに問いただしたところ、「車じゃないと出勤時間 に間に合わない」と言われたそうです。

そして、「車を有料駐車場に止めるとお金がかかるので、車をクリニックの前 に止めさせてほしい」と頼まれました。

そのスタッフが看護師であり、クリニックにとって必要な存在でもあるため スタッフの要望を仕方なく認めることにしたそうです。

そんな時に問題が起こりました。

患者さんからのクレームです。

「いつも同じ車がクリニックの駐車場に止まっている。絶対に職員だ。 患者が優先じゃないのか!」

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交通費の不正請求・・・?
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A先生は今回のクレームでスタッフの通勤について頭を悩ませました。

スタッフがクリニックの駐車場を利用するのは、患者さんのためにも禁止する のは当然です。

それでは、本来なら公共機関で通勤するはずのスタッフが車で通勤すること についてはどのように対応するべきでしょうか?

他のスタッフについても、自転車通勤なのにも関わらず、バスを利用した場合 の交通費を請求していることが判明しました。

これは見方によっては、「交通費の不正請求・・・」と捉えることもできます。

では、この「不正請求」は厳しく取り締まったほうが良いのでしょうか?

勤務されたことのある方なら経験があることですが、例えば電車の定期券など は半年分を購入すると、1ヶ月毎に購入するよりも料金が割引されます。

半年分の定期券を買っていたとしても、勤務先からは1ヶ月毎に購入する場合の 費用を支給されていると思います。

割引で得をした分は、勤め人にとってささやかな喜びのようなものです。

経営者にとっては、実際の交通費よりも多く支払っているのですから、クリ ニックの経費の無駄遣いだと思うかもしれません。

でも、そのような行為がわかっていたとしても1ヶ月分の定期代を交通費として 支給する意義が実はあるのです。

それは、経営者としての「無用な責任回避」です。

1ヶ月分の定期代を毎月支給しているのに、勝手に半年分を買ったのはスタッフ の自己責任となります。

その様な場合、万一、買って間もない時期に定期券を紛失してしまったとして も経営者側が責任を負う必要はありません。

また、バス通勤のための交通費を支給しているはずなのに、バスを使わずに 別の手段で通勤している場合も同じです。

それによって交通事故に巻き込まれたり、何か不利益が生じてもスタッフの 自己責任となります。

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スタッフのモチベーション向上と経営者の責任回避
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交通費の請求額が正しいか間違っているかよりも、まずはスタッフの方々が クリニックの業務をしっかりこなしてくれることが重要です。

パート勤務などの場合には少しでも収入が多く欲しいでしょうし、交通費の支 給は今まで通り続けた方が良いとA先生にはアドバイスしました。

公共の交通機関で通勤して、その費用を支払うと言うことは雇用の前提です。 車や自転車で通勤する場合は事故の危険性もあります。

就業規則に指定した以外の方法で通勤して事故などが起きた場合には、 スタッフが勝手にしたこととして、雇い主である院長に責任はなく、労災保険 なども出ないことを明確にしておかなくてはなりません。

交通費に関しては不正請求とは考えずに、公共の交通機関を利用した金額を支 給することで、万一の事故の場合に院長の責任を回避することが出来る手段だ と思ったほうが良いでしょう。

それでもどうしても金額のことが気になるようでしたら、ボーナスの支給の時 にそれに相当する分を減額するという手段もあります。

悪質な不正請求は別として、交通費のささいな金額のことで職員のモチベーシ ョンを下げる結果になってしまうのは、もったいない事です。
クリニックの業績にも影響を与えかねません。

職員のモチベーションを維持しつつ、万一の場合に余計な責任を負わずに済ま せることがクリニックの経営者として大切なことではないでしょうか。

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如何でしょうか。

クリニックの経営者となる先生方は、必要以上に雇用責任やリスクを負うこと がないよう、コントロールしていく必要があります。

細かいところに目くじらを立てずに、総合的な視点から経営者としての責任、 スタッフとの関係、クリニックへの影響などを考えていくことが重要です。

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