開業を考えたらチェック！クリニック開業準備8つのポイント

クリニックの開業準備期間というのは、一般的には開業予定の1年ほど前から開業コンサルタントに相談し、開業場所が決まってから開業するまで6ヶ月間程度かかります。

その間に状況は様々に変化していきますが、先ずは想定される問題点に関しての検証と対応を事前にチェックして、より良い状況で開業準備に取り掛かることができるためのベースを固めていく必要があります。

以下に、開業を決めたドクターが開業の1年前から開業日までの準備期間で失敗しがちな8つのチェックポイントをご紹介します。その内容は、次の通りです。

開業準備チェック1．開業を考え始めた時に確認すべきこと
開業準備チェック2．テナントの申し込みをする時に確認すべきこと
開業準備チェック3．内装工事の設計計画を行う時に確認すべきこと
開業準備チェック4．電子カルテの選定の際に確認すべきこと
開業準備チェック5．スタッフ募集の際に確認すべきこと
開業準備チェック6．医療機器の選定にあたって確認すべきこと
開業準備チェック7．開設届の際に確認すべきこと
開業準備チェック8．開業直前の準備期間中に確認すべきこと

最後に、クリニック開業コンサルタントに依頼するときのチェックポイント、「開業は状況に応じた修正能力を持つコンサルタントに依頼すること」について述べたいと思います。

長文になりますが、クリニックを開業したい医師の方は、ぜひ最後までご覧ください。

開業準備チェック1．開業を考え始めた時に確認すべきこと

多くの患者さんを獲得しておくこと

開業を考え始めた時に、先ず始めに「何をするべきか」ということです。

開業相談に来られる先生方の多くは、開業場所が決まるまでの間に「どんな準備をしておいた方が良いでしょうか？」と聞いてきます。

開業自体が数年も先のことであれば、「それまでに専門医の資格を取っておきたい」とか、「専門的な技術により磨きをかけておきたい」という先生もいらっしゃいます。

大変良いことだと思いますが、そうした事に加えて、いくつかやっておいた方が良いことがあります。

まず、勤務先の病院から患者さんを連れて開業できる環境にある場合には、開業するまでに、より多くの患者さんを獲得しておくことです。

多くの患者さんを獲得することは、特に糖尿病や甲状腺疾患・循環器疾患などと言った慢性疾患を専門とするドクターの場合に、開業準備としてとても有効な方法となります。

心療内科・精神科を開業する場合の注意点

精神科の場合も同じように治療の期間が長くなるので、病院で診ていた患者さんにきていただくことは、新規開業時の患者獲得から見ると有効な手段ではあるのですが、ここで注意しなくてはならないことがあります。

街中でメンタルクリニックを開業した場合に、以前に病院で診ていた重度の精神疾患を持つ患者さんが来院すると、興奮して大声をあげたりトラブルを起こしてしまう場合もあって、新規開業したクリニックに来院してくる患者さんが怯えてしまい、クリニックに来なくなってしまうこともあります。

大阪の心療内科に通院する患者さんが放火事件を起こして、そこに居合わせた多くの患者さんが亡くなってしまった事件は記憶に新しいことです。

精神科の医師が開業する場合は、心療内科・精神科を標榜するメンタルクリニックを開業しますが、そのような街中のクリニックに通院してくる患者さんの多くは、軽度のうつ病や高齢の親の認知症・不眠症、子供の不登校や心の悩みなどを専門家に相談したいという、カウンセリングと適切な薬の処方を求めて来院する患者さんが多く居るので、普通に日常生活を送っている人たちのためのクリニックとなっています。

したがって開院時に患者さんを連れてこようとする時は、病院に通院している患者さんの場合には比較的軽度の患者さんを選んでお声がけしたり、クリニックに勤務しているドクターの場合にも、連れてくる患者さんの症例が新規開業するクリニックのコンセプトに合っていることを見極めてからにしてください。

医療技術の幅を広げる

それ以外にしておいた方が良い事というと、開業した後に提供できる医療技術の幅を広げておくことです。

一般内科で地域医療を専門としたクリニックを開業しようとした場合、プライマリーケアーへの対応はとても重要なことです。地域のクリニックとしてクリニックの場所から半径500ｍくらいの徒歩圏内が主な診療圏となります。診療圏が狭いということは、専門的な疾患を扱いたいと思ってもクリニック周辺の限られた人口の中では、そのような専門性の高い患者さんは少ないのでそれだけではクリニックの経営が成り立たないということです。

そのような場合に患者さんを増やしてクリニックの経営を安定させていくためには、対象となる患者さんの年齢層を広げることと、対応する疾患の種類を増やしていくことが求められてきます。

小さなお子さんから高齢者まで、皮膚科や小児科も含めた幅広い疾患に対応することで、来院する患者さんの数も多くなってクリニックの経営を安定させることができます。

ただ、これまであまり経験のない診療を行う事にはドクターとしても抵抗があるでしょうから、開院するまでの準備期間のうちに幅広い技術の研修をしておくことが大切です。

女性医師の場合には、美容に関心があってご自身もよく美容皮膚科にかよっている先生も多くいらっしゃいます。そうした場合にはご自身で美容皮膚科のスキルを研修して開業してからのメニューに加えることも効果的です。

少しでも預金をしておく

クリニックを開業して失敗しないためには、経営の安定が大事です。そのためには、経営が安定してくるまでの充分な資金が必要です。

もちろん医師が開業するための資金は調達しやすいのですが、なるべく良い条件のテナントと契約するためには、すぐに準備できる現金が必要です。

条件の良いテナントは、他にも探している人がいるので、タイムリーに契約出来るだけの手元資金がないと他の人に取られてしまうことになります。

開業を考え始めたらすぐに預金をするようにしてください。

どれだけ預金したら良いのかは、条件により異なります。当社のクリニック開業Webセミナー&個別相談会（無料）でご説明いたしますので、お気軽にお問い合わせください。

開業準備チェック2．テナントの申し込みをする時に確認すべきこと

開業のコンセプトを固めてから、それに合うようなテナントビルを探し始めますが、自分にあったビルを見つけた時に、そのままテナント契約に進むことは大変に危険な行為です。

テナントの申し込みをする際に確認や調整をしておかないと、あとで多大な費用がかかったり、お得に借りられるのに余計に費用を払ったりすることがあるからです。

設備計画での適否判定

まず、第一にそこで本当にクリニックの機能を充足した開業ができるかどうかという、設備計画の面での適否の判断が必要となります。

例えば美容皮膚科でレーザー治療装置を多用する場合には、一般のテナントビルにそれに間に合うような電源は来ていません。電源のことでいうと呼吸器内科や整形外科・消化器内科でレントゲン装置を入れたい場合などでも、大きな電源の増設が必要となります。しかし、電源の増設が技術的に不可能なテナントビルもありますので、検証をしておかないと後で大変な事になります。

また、大きな看板を上げることを許可してもらえないビルもありますので、クリニックとして有効な、人目につく看板をあげられるかどうかということも大切なチェックポイントです。

法的な面では、消防法に適合するかどうかということも問題となります。これまで事務所しか入っていないようなビルの場合には、クリニックが入居することで装備すべき防災設備の基準が格段に上がってしまうとこがあります。

そうなると当然多額の工事費用がかかる事になりますので、その費用を誰が負担するのかということが問題になって来ます。

一般的なテナントビルの契約では、入居者の業態によって新たに法的に必要となる設備の工事費用に関しては、入居者が全額を負担することという条項があります。そうしたことから、消防法による新たな規制があるかどうかを確認しておくことはとても大切なことです。

フリーレントの依頼

最後にフリーレントの依頼を事前にしておくことが大切です。フリーレントとは入居契約をしているにも関わらず、家賃の支払いを免除してもらうということです。

開業場所のテナントを見つけて契約したとしても、すぐに入居できるわけではありません。まずはクリニックの内装設計を開始して、同時に電子カルテや医療機器の選定を開始して、開業後にお付き合いをする税理士さんや検査を外注する会社、医薬品を購入する卸さんの選定や、開業資金の借り入れを行う銀行との折衝など、諸々の準備をするためには少なくとも３ヶ月の期間を必要とします。

従って、その間は契約をしたテナントを使うことはないので、そうした期間の家賃を免除して頂きたいという交渉をすることも大切です。

内装工事を開始することで初めてテナント室内を占有する事になりますから、その時期から家賃を支払うことは当然とも言えますので、最低でも開業前の売り上げのない時期の家賃を3ヶ月間は支払わなくてはなりません。

ただ、中には同じ時期にテナントを探して入居を申し込んでくる人がいる場合が有ります。

そうした場合に確実にテナントを確保するためには条件交渉は出来無くなってしまいますので、6ヶ月分の家賃を支払わなくてはならない場合もあります。テナントのオーナーさんは、家賃を最初にたくさん払ってくれる条件の良い人に貸したいからです。

長い間入居者が決まらなくて空き家にしているテナントビルの場合には、開業する月まで家賃の支払いを免除してもらえることもあります。

そのような相手側の状況を勘案した上での交渉がとても大切です。

開業準備チェック3．内装工事の設計計画を行う時に確認すべき事

クリニックの内装設計で一番重要なポイントは、排水口の位置です。

医療ビルとして設計されたテナントビルの場合

医療ビルとして計画されるテナントの場合、テナント室内の床が全面的に低くなっていて、トイレや流しなどの排水管の場所を自由に決めることが可能な建物があります。

こうした構造のテナントビルを建築する場合は、少しだけ建築コストがアップするのですが入居を予定するクリニックにとっては、どのような診療科目のクリニックでも、トイレの位置や流し台の位置などを自由に計画することができます。

ただし、クリニックの内装工事に際しては、新たに床を大工工事で作らなくてはならなくなります。

従って内装工事の費用に床上げの工事費用がコストとして追加されてしまいますので、事業計画で予算組をする際にも、そうしたコストの増加分を考慮しておかないといけません。

しかしながら、そうした床上げのコストの増加があったとしても、クリニックのレイアウトを自由に計画することができれば、排水口の位置に制約を受けることのない自由で機能的なレイアウトができるので、将来に向けても高い収益を上げることが可能なクリニックの内装を計画できます。

一般的なテナントビルの場合

ところが医療ビルとして計画されていても、このように床を下げて計画しているビルは現実問題としては多くありません。その理由は、医療ビルの多くが土地活用の提案の一環として、建設会社から地主さんに提案されて設計施工として建築を進めることが多いからです。

こうした場合、建設会社は大家さんとなる土地の所有者に、医療ビルとしての賃貸経営の利回りが良いことを強調して営業をしていますので、設計の段階から自社の建築コストが抑えられて、建設会社にも大家さんとなる地主さんにもより利益が上がるように設計計画を進めていくことになります。

また、そうした建設会社の設計部署は箱としての建物の設計には豊富な経験がありますが、テナントとして入居するクリニックの設計に関してはほとんど知識を持たないと言えるでしょう。

クリニックの内装設計が、テナント内に設置された排水口の位置に大きく影響を受けるということも理解していないので、建築計画を進める中でそれほど深く考えることもなく、お定まりの位置にトイレや手洗いなどに利用する排水口を取り付けることになります。

それでもせめて排水口の位置がテナントの四隅や中央などに、複数計画されていればトイレや流し台の位置などを計画する場合にも、ある程度の自由度が生まれて来ます。そうした計画を実行する場合には当初から設計に含んでいれば、わずかな費用をかければ完成できるのですが、建築コストを少しでも下げたいという理由から実行してくれる建設会社はほとんどありません。

その結果、クリニックのトイレや水回りを計画できる場所が限定されてしまい、それを前提条件として内装レイアウトのプランニングをしなくてはならないので、時に止むを得ず効率の悪い動線計画の設計をせざるを得なくなってしまう場合があります。

新築計画のテナントビルの場合

開業を希望するエリアで、新築ビルの計画があった場合などは、設計の計画段階でクリニックの入居申し込みをする場合もあります。

そのような場合にはテナントの設計図を入手して、あらかじめクリニックの設計計画を進めていきながら、理想的なレイアウトを計画して、トイレや流し台などの配置を希望する位置に、ビルの建築工事を進めている途中で排水口を追加して施工してもらうことができる場合もあります。

ただしこうした要望も建築工事を請け負う会社の姿勢や、建築現場を管理する現場監督の考え次第で、当初の契約にない面倒な追加工事は受け入れられないと言われて断られる場合も多くあります。

まして、既存の事務所ビルなどのテナントでクリニックの開業を計画する場合には、各階のトイレや排水の位置は同じ様に１カ所に決められていますので、それを前提として効率的なクリニックのレイアウトを計画して行かざるを得なくなってきます。

この様に制約条件の多い中でのクリニックの内装設計には、開業を希望するドクターの診療の進め方と、開業のコンセプトを十分に理解した設計者が求められます。

開業準備チェック4．電子カルテの選定の際に確認すべきこと

紙カルテから点数表に転記して診療報酬の計算をしていた時代から、レセコンによる会計処理を経て、現在は新規開業するほとんどのドクターが電子カルテを導入する様になりました。

電子カルテはクリニックを開業してからは、朝から晩まで一日中、何十年にもわたって使うものですから、使うときになるべくストレスのないシステムを選定することが大切です。

電子カルテをデモで選ぶ方法

当社の開業支援では、開業するドクターに最適な電子カルテを選定する方法として、1日で最大6社程度を選定して、各社1時間ほどの電子カルテのデモをして各社のシステムの比較をしていただきます。

1日で６社もの電子カルテのデモを受けるのはかなりハードな経験ですが、こうしたデモを同時に経験することで各社のシステムの良し悪しを比較することが容易になります。

1日ですべての業者のデモを確認する理由

電子カルテのデモを１社ずつ別の日にした場合には、直近のデモの印象が強く残るので以前に見た電子カルテの印象が薄れてしまって、比較することが難しくなってしまいます。もう１つの注意点としては各社ともに自社のシステムの良いところしかアピールしませんので、別の日にデモを経験するとどの会社の電子カルテも良く思えてしまい比較の意味が無くなってしまいます。

電子カルテ選定のポイントは、まず1日で候補となる各社のシステムのデモを受ける事と、その際にご自身が日常経験している診療の内容を入力して、実際の使い勝手を試してみる事です。

同じ内容のカルテを各社のシステムで作ってみる事で、入力のしやすさや画面のみやすさなどを明確に比較することができる様になります。

デモを確認して判断することとは？

また、こうしたことを通して自分に合わない電子カルテを、選定の候補から排除することが初回のデモの目的でもあります。

各社1時間程度のデモでは、どのシステムを採用して良いかという所まではとても行き着くことはできません。でも、これはダメだとか自分には合わないなと感じたシステムがはっきりすることで、選定すべき電子カルテに一歩近づいていくことができます。

2回目のデモ検討

こうして自分に合わないシステムを排除した次の段階として、選定の候補として残った2?3社の電子カルテで2回目のデモを行います。

そこで同じ様にさらに候補を絞り込んで踏み込んだ検討を行います。

そして選定の最後の段階としては、メーカーのショールームに出かけて1日かけて電子カルテの使い勝手を体験してから最終決定をすることが最善の方法と言えます。

電子カルテ選びの最後は妥協

それでもそこまで慎重に検討して選んだ電子カルテでも、開院して日常使っている間には、『なんだこんなこともできないのか。』とがっかりする事もあると思います。それは電子カルテのシステム自体が既製品のパッケージシステムなので、最大公約数としての要望に対応する様に作られているために、個別の使い勝手の中では対応が難しいことが有る事も致し方ないこともあります。

それでも比較的安い金額で最新のシステムを使えるのですから、少々のことはご自分の気持ちに折り合いをつけて使っていくことが大切です。

電子カルテは安さだけで選ばないこと

電子カルテを価格の安さで選んでしまうドクターは多いのですが、安さだけで選ぶと後々後悔することが多いです。

開業準備をするときには、電子カルテに限らず色々な見積もりと製品を比較することが多くなります。

そうした中でも電子カルテを導入する場合の初期費用は会社によって変わりますが、開院してから毎年かかる保守費用は50万円前後となり、各社横並びでそれほど大きく変わる事はありません。

特に新規参入してきたクラウド型の電子カルテメーカーの場合、システム開発時の費用はそれなりにかかっているものの、ソフト自体はコピーすればいくらでも作れるものですから、導入時の販売価格は安く抑えて毎年のランニングに必要な保守費用で固定収入を増やす事を目的とした、経営方針を取っている会社もあります。そのために購入価格を極端に値引きして販売する場合もありますし、サポートは全てリモートで行うことで人件費を抑えて販売価格を安くしている会社もあります。

電子カルテは長い間使い続ける重要なシステムですから、購入時の見積もり価格に惑わされずに、ご自分の使い勝手にあったシステムを選定することをお勧めいたします。

特に初期費用が0円に近い価格の電子カルテを採用した場合には、マスター作りからセッティングまで全てご自分でやらなくてはならなくなってしまい、開業準備の最終段階で多くのことを処理しなくてはならない大切な時期に、電子カルテの調整作業以外には何も出来なくなってしまいます。

そうしたことを防ぐためにも目先の金額の安さに惑うことなく、必要な費用は支払って専門家に仕事を任せることが大切です。

開業準備チェック5．スタッフ募集の際に確認すべきこと

クリニックの新規開業をする際のスタッフの募集には2種類あって、1つ目はドクターの勤務先で仲良くしていた看護師さんや受付事務のスタッフに声がけして勤務してもらう縁故採用と、もう1つの方法はWebなどの職員募集広告に掲載して広く公募する方法があります。

いずれの場合にもスタッフを採用する前提としての、勤務時間やお給料などの雇用条件に関しては、細かいところまで事前に決めておかなくてはなりません。

こうした雇用の条件なども先生方は初めて経験することなので、法律で保障された雇用のルールとクリニックに勤務する人の気持ちをよく考えた上で雇用の条件を検討していかないと、後々大きな問題を起こす引き金ともなってしまいますので、よく注意して検討する必要があります。

縁故採用の場合も要注意

先ず縁故採用の場合について説明します。

多くのドクターが縁故採用を求める理由

勤務先のスタッフとの人間関係というのは、同じ病院で働く医師と看護師さんや事務スタッフの関係ですから、ときに勤務条件や病院の経営者に対する愚痴も言い合うことで共感したり、協力して頑張ってきた仲間と感じているところがあって、話もし易い関係にあります。そのような人間関係ができていたら、クリニックを開業したときにも、「頼りになる従業員になってくれるだろう」という期待があると思います。

開業するドクターの中には、これまで縁もなかった人たちを公募で採用して、自分が院長としてあれこれと指図することに苦手意識があるので、「同じ病院で勤務していた気心の知れた人たちと一緒に働ける方が安心できる。」という理由からよく知っている人たちに声をかけてクリニックのスタッフとして働いてもらいたいと希望する先生がいます。

実際にその様な縁故採用でクリニックのスタッフを固めて、気心の知れた職員さんたちの協力を得て、スムースに開業している先生もおります。

縁故採用での典型的な失敗例

ただし、中には、縁故採用で大きな失敗をしてしまう先生もいます。同じ職場で一緒のチームとして働いている間は、お互いに病院の従業員であるという利害関係のない中で勤務していますので、日常の勤務や処遇に対する不満があったとしても、病院職員の階層の中でTOPに位置する上司としての医師に対して、直接不満をぶつけたり失礼な態度をとる人はいません。

日々の診療活動の中では、医療従事者としての義務感から多少の自己犠牲は問わないという姿勢の中で、部下にも同じ様なことを求める場合がありますが、そんな時でも直接ドクターに不満をぶつける様なことは稀です。

そのように、ドクターはスタッフの勤務や性格の一面しか見ることができない場合が多いことから、ドクターの目から見ると性格が良くて、素直によくいうことを聞いてくれる『いい人』に見える場合があって、自分のクリニックに採用したいと思う様になる事があります。

ところが、そうしてお声がけした人に就職してもらった場合には、同じ職場の仲間だった立場から、新規開業したクリニックの院長と雇われのスタッフという経営者と従業員という、利害関係がダイレクトに絡んだ人間関係になります。

そうなるとお互いに今まで見えていなかったネガティブな部分が現れてくる様になって、以前の様に良い関係で仕事にかかる事ができなくなってしまう場合があります。

院長が業務上の指示をしても素直に従わずにぶつぶつ文句を言ってすぐに楽をしようとしたり、いちいち細かく指示をしないと自分から進んで仕事をしようという姿勢がなかったり、良かれと思って採用したスタッフがかえって重荷となって失敗したと思う様になる事があります。

ドクターから声を掛けられた人からすると？

ところが、逆にドクターから「新規開業するクリニックのスタッフとして来てくれないか」と、声をかけられた人の立場からすると、「同じ職場の仲間として苦労を共にして来たドクターであるからこそ、自分たちスタッフの苦労も理解してくれているだろうから、今の勤務先よりももっと良い条件で雇ってくれるだろう」という期待もあるのだと思います。

よくある事ですが、勤務している医師が開業するという情報が病院内に広まってくると、同じ職場で勤務しているスタッフはどんなクリニックを開業するのか興味津々で、休憩時間や職場の食事会などの機会にはそんな開業話で盛り上がって、『先生のクリニックで働きたい』とその場ののりで言ってくる人が必ずいるものです。

気心の知れた人を採用する場合は、一般公募をして初めて会う人を採用するよりも、当たり外れは少ないかも知れません。

院長の意に沿わないスタッフへの対応

ただし、中には院長の意に沿わないハズレの人を採用してしまう場合もありますので、そうしたときにはこれまでの人間関係を考えると、辞めてもらうというのはなかなか切り出しにくいものです。

新規開業のクリニックに勤務してもらうスタッフを、縁故採用した場合も一般公募して採用した場合でも、やはり当たり外れは出てくるものです。たとえハズレのスタッフがいたとしても、それは「勤務した職場との相性が悪かったんだ」と思って、早く辞めていただく事がお互いにとって最良の解決策です。

中には、「スタッフを教育する」という院長もいらっしゃいます。院長のスタッフ教育や日常の指導によってスタッフの勤務態度が変わるというのは、幻想だと思った方が良いです。指導の成果が出て勤務態度が変わってくると言うのは、元々素直な正確のスタッフさんだけであって、三つ子の魂百までと言われるように、トラブルメーカーのように人にはどの様な教育も指導も通用しないと思った方が現実的です。

職場に合わない人はどう指導しても直らない事が多いので、開業したてのクリニックでは職場に合わないスタッフさんには早く退職していただいて、良い人に巡り合うことを期待する事が回り道にも見えますが最善の策と言えるでしょう。

ともあれ、スタッフを採用する段階ではわからないことが沢山あります。「良い人材だと思っていても働き始めたら違っていた」ということもあるということを想定しておくことが大事です。

開業準備チェック6．医療機器の選定にあたって確認すべきこと

病院勤務をしている中では、日々多くの医療機器の助けを借りて診療活動をしていることから、クリニックを開業するときは様々な機械が必要だと考えることでしょう。

そうした医療機器は勤務している病院に初めから備え付けられているものばかりなので、医療機器をどうやって購入するのか、その価格がいくらぐらいするものなのかという価格の相場観に関しても、よく知らないままに各種の医療機器を使っている先生が多いのが実情です。

病院が各種の医療機器を購入したり、毎日使用する消耗品や医薬品を購入する際には、管理部門の用度課がそうした役割を果たして、日常の価格交渉や入札を繰り返して同じ商品を少しでも安く購入しようとしています。

長年その様な購買業務をしていれば、大きな病院ではたくさんの医療機器メーカーとの取引があり業界の商取引の慣習にも詳しく、年間の取引金額も大きいことから、医療機器のメーカー各社もそれ相応の対応をしてくることになって、メーカーと直接価格交渉をして製品を購入することも可能となります。

ただしその様な事ができるのは一部の大規模な病院であったり、中規模の病院グループが共同購入する場合などがほとんどです。

医療機器の販売ルート

医療機器メーカーは、全国に製品を効率よく販売するために小規模な病院やクリニックなどには直接販売をするのではなく、代理店を通じて自社の製品を販売しています。

それは社会の一般の流通形態と同じ様に、生産者が直接消費者に販売するのではなく中間に問屋さんなどの流通業者を介して製品を販売する事で、商品のスムースな流通と売り上げ代金の回収を確実なものとする事ができる仕組みでもあるからです。

近年ではAmazonを初めとするネット通販の拡大によって、クリニックでもネットで各種の医療資材や医薬品を発注する事が多くなりました。

ただし、これは必要な商品を、ネットを介して注文しているだけであって、メーカーと消費者であるクリニックの間には、従来と同様に流通業者としての問屋さんや医薬品卸業者・医療機器販売業者が介在していることに変わりはありません。

通販事業が一般化して来た事で、農家が自分で生産したお米や果物を農協から市場に送って販売するのではなく、中間マージンをカットして直接都会の消費者に販売する様なシステムとは違います。

医療機器業界は、メーカーが全国のユーザーに商品を販売する際には、ほとんどの場合代理店を通して販売しています。当然代理店は自社の利益を確保するために規定のマージンを上乗せしてクリニックに販売することになります。

医療機器メーカーとしては、代理店を通して商品を販売することで、その代理店が商品の営業活動と販売代金の支払いを保証するシステムになっているので、販売代金の回収に不安なく医療機器の製造を続ける事ができることから、こうしたシステムが続いているのです。

当社の医療機器メーカーの選び方

当社の開業支援では、ドクターが希望する医療機器のメーカーを数社呼び出して、ドクターと面談してもらい最適な構成での医療機器の見積もりを、メーカーから直接卸価格で提示してもらっています。

こうする事で中間マージンが発生しない、最安値の卸価格での見積もりが揃いますので、ここからさらに各メーカー間との価格交渉を進める事で特別価格での、医療機器の購入を実現する事ができる様になります。

こうしたことは、新規開業時にまとめて大きな買い物をするドクターを長年にわたり紹介して来たことで、各社の幹部クラスの社員が新人だった頃からの長いおつきあいがあってこそ実現できる当社独自のシステムです。

開業準備チェック7．開設届の際に確認すべきこと

内装工事が終わって机や椅子などの什器備品が入ると、いよいよ保健所にクリニックの開設届を提出することになります。

この時期はおよそ開院の１ヶ月程前になります。

保険医療機関の申請でのチェックポイント

保健所に開設届を出して厚生局から保険医療機関の指定を受けるためには、まずは各都道府県の定める締め切りに間にあわせて手続きを行う事が必須となります。

ここで最も大切なことはクリニックの開設に関わる役所の手続きは一回で完了させるということです。提出する書類や資料に不備が見つかると当然差し戻しとなって、開設届けを受理してもらう事ができません。

保険医療機関の認定はどの地域でも毎月1日付で行われるために、前月の期限までに全ての手続きを完了しておかないと、クリニックが保険診療を行うための許可を1ヶ月先伸ばしにされてしまいます。

開院の日に合わせて全ての準備を整えて来た事が、1ヶ月先延ばしにされてしまうということは予定外の大きな損失であり、売り上げも1ヶ月間分がゼロになってしまいますので絶対に避けなければならない事です。

厚生局への申請

保健所への届け出を終えてから厚生局に申請を行う締め切りは、東京都の場合には毎月10日、他府県の場合には毎月15日と設定している場合が多いのですが、締切日が週末にかかったり連休や休日にかかったりすることもありますので、申請する月によって締切日が多少ずれる場合もあります。

この締切日に余裕を持って申請することが、クリニック開業コンサルティングのサポートで、最も重要なポイントとなります。

役所の手続きというものは、たとえ1つでも不備があれば受け取ってもらえません。そうした書類不備のために届け出が差し戻しされて保険医療機関指定の締め切りに間に合わなかった場合には、その分だけ開業が遅れてしまいます。

そうしたことを避けるためには、丁寧な事前協議を繰り返し行うことがとても重要です。

事前協議の具体的な方法

以下、そうした事前協議の具体的な方法について説明します。

開業届のスケジューリングを確認

まず、開業場所を決めたらその地域を管轄している保健所の、開設届に関するスケジューリングを確認します。

東京都でクリニックを開設する場合には、保健所に開設届を受理してもらってからクリニックの現場調査があります。現場調査の目的は開設届に添付してあるクリニックの建築設計図と現実に作られたクリニックが同じで、医療法に示す基準を満たしているかどうかを確認することが目的です。

それ以外にも、医療法に定められた各種の院内掲示や医療安全方針などの各種の書類と、感染性廃棄物の処理業者との契約書類など、いろいろな必要書類が整備されているかどうかということも現場調査の必須事項です。

都内では、各区の保険所の担当者によって調査のポイントにも若干の違いがあります。感染性廃棄物は患者さんの手に触れない場所で鍵のかかるスペースに保管することを要求される場合もあれば、患者さんの手に触れない場所であれば鍵のかかる場所を用意するまでの必要性はないという人もいます。

麻薬や劇薬を院内に保管する場合には、やはり鍵がかかる場所に金庫に入れて保管する様に指示されます。

いずれも建築計画の時から準備しておかないと、すぐに対応できるものではありませんので、どの様な指導を受けるのか一番初めに確認しておくべきことです。

副本を受け取れるまでの期間をはっきりさせる

また、現場検査で問題がなければその時に開設届の副本を返却してくれる保健所もあれば、現場調査の結果を保健所長に報告してから所長の決済を得た後に副本を受け取りに行かなくてはならない場合もあります。

いずれの場合も開設届を出してから副本を受け取れるまでの期間をはっきりとさせておかなければなりません。

というのは、当社でクリニック開設の支援をしているドクターの多くは、開業の1ヶ月前まで勤務を続けて月末付けで退職して、翌日の月替わりの1日に開設届を提出する先生が多くいます。

勤務先の病院から患者さんを連れて開業したい場合には、ギリギリまで病院勤務を続けて来院する患者さんに最後の処方をしてから、次の処方を新規開業したご自分のクリニックで出すためには、開設届を出す前日まで病院勤務を続けることが大変有効だからです。

開業届を出すタイミングの調整

クリニックの開設届を受理してもらうためには、ドクターがクリニックの診療に専念しなくてはなりません。そのため常勤職員として病院に勤務している間はクリニックの開設をすることができないのです。

また、新規開業の準備期間も含めて、開業する直前まで勤務医として給与をもらうことができれば、家族を守る一家の主としてはその後の家族の生活費の面でも大変に助かることになります。

開業時に起きる損失を出来るだけ少なくすることと、これまで診ていた患者さんにも来てもらうためには開設届を出す前日まで勤務していることは大変有効なことです。

スケジュールを決める場合のチェックポイント

ただし、東京都の様に全ての手続きが厚生局の締め切りである10日を目安として進める場合には、その間に休日もあれば連休や年末年始のおやすみもありますので、実質的に稼働できる日数は開業したい月によっては、数日間程度で完了しなくてはならなくなる場合もあって、かなりタイトなスケジュールになってくる事があります。

そのため事前のスケジュール通りに手続きが運ぶ様に、全てを検証して進めなくてはなりません。

開業場所が決まったら、まずは所轄の保健所に行って厚生局に保険医療機関の指定申請を提出するまでの段取りとスケジュールを確認することが第一歩となります。

その後は、クリニックの名称や標榜する診療科目に問題がないか、内装工事の設計計画に問題がないか、計画する診療時間に問題がないかなど、開業の構想が具体化していく過程で定期的に保健所と厚生局に出向いて、揃えるべき書類に問題や不足がないかどうかを検証して全てを届出前に完全なものにしておく必要があります。

そうしたプロセスを経ることによって開設届の受理と保険医療機関の指定を予定通りに受けることができる様になります。

開業準備チェック8．開業直前の準備期間中に確認すべきこと

開業直前になると院長とスタッフが実際に院内に勤務して、細々とした備品の取り揃えや医療機器その他の取り扱いの練習をしなくてはなりません。

クリックの内装工事が完了して保健所に開設届を提出するのが、開院の1ヶ月前になります。

そこから実際に開院して現実に患者さんの診療を開始するまでの間に、やるべきことが沢山あります。

医薬品や医療用の備品の準備

内装工事が完了して、家具や備品などの搬入と電子カルテや、主だった医療機器のセットが終わると、医薬品や多くの診療材料などの納品と仕分けを行うことになります。

電子カルテや医療機器などの高額な商品は、選定する製品によって開業にかかる費用が大きく変わってくるために、ドクター自身も気になってかなり早くから検討を開始しますが、価格の安い消耗品や備品などの細々したものは病院勤務の中で日常使ってはいたものの特段の関心を持つことがない先生がほとんどです。

そうした備品や消耗品などは、必要な時には看護師さんや事務のスタッフが揃えてくれていたので、自分自身が揃えなくてはならないという感覚が薄いのかもしれません。そうしたことから細かい消耗品の選定と発注が遅れて、取り揃えが遅れてしまうことが往往にして起きがちです。

特に、医療用の各種の備品などはものによっては、注文してから納品されるまでに1ヶ月以上の期間を要してしまうものもあります。

クリニックが新規に開業する場合に、電子カルテや医療機器などはメーカーと直接交渉して取り揃えをすることも可能ですが、院内で使用する医薬品や医療備品などは、医薬品卸会社から購入することが一般的です。

そうした場合に特に消耗品の選定は、勤務する看護師さんが決まった段階から始めておくことが理想的です。

シリンジや注射針・綿花やガーゼ・紙テ―プなどの細々した商品は、日常の業務で一番多く接している看護師さんに選定してもらったほうが漏れが少なくなりますので、縁故採用などで早い段階からクリニックに勤務する看護師さんが決まっていれば、医薬品卸の担当者も交えてスタッフさんが開業直前の勤務を始める前に発注して、クリニックに納品しておいた方が無駄のない開業準備を行うことができます。

オープニングスタッフに勤務してもらう時期

そして、開業準備のためにスタッフに勤務してもらう時期ですが、お勧めしたいのが開業するおよそ2週間くらい前からです。

その間に土日や祝日を挟む場合もありますので、実質的な稼働時間を2週間と考えて、初めの1週間では各種医療機器の取り扱い説明とトレーニング、様々な備品や消耗品の配置などを行います。

本番を想定した練習

そうした準備をしながら1週間ほどたった頃に、本番を想定した練習のために診療のシミュレーションを行います。患者さんの受付から診察と各種の検査まで全ての医療機器の稼働を実際に試して、最後にお会計まで実際に試してみることが大切です。特に予約システムと電子カルテ、検査装置やレントゲン撮影のデーターなどのネットワークがうまく機能しているかなどを全て試して、上手くいかないところや業務の流れの悪い部分などを洗い出して、次の1週間でそうした問題点を解決できる様に練習を繰り返して開院の本番に挑みます。

そうした期間は長いほど良いと思われがちですが、１ヶ月もの期間を設定するとやはり練習だと思って緊張感が続かず、間延びしてしまって効果がありません。

また、そうした勤務の間もスタッフへの給与を支払わなくてはならないので、開院前に無駄なお金の支払いをしてしまうことにもなってしまいますので、長い期間の事前勤務はお勧めできません。

スタッフの勤務状況の観察

もう１つこうした開院直前の準備期間中に、院長として気をつけておかなくてはならない重要なことがあります。それはこの期間に一人一人のスタッフの勤務状況をよく観察しておくことです。

勤務してもらうスタッフが縁故採用でも公募であったとしても、これまでの人柄やスタッフ採用の面接で得た印象と、実際に勤務している時の態度が同じなのか違っているのかを見定めることが大切です。

そうした理由から、準備期間中に院長自身が何もかもやろうとするべきではありません。忙しすぎてとてもスタッフの勤務を観察することなどはできなくなってしまうからです。院長が決定しなくてはならないことや、ご自分でしかできないことはスタッフの勤務が開始される前に済ませて置き、勤務が始まったら色々な作業をスタッフに指示して、どの様にその仕事をこなしていくかをよく観察しておくことが大切です。

真面目にやるべきことをキチンと手際よく進めていく人ばかりであれば良いのですが、中には手よりも口の方がよく動く人や、何かと楽をしたがり要領の良さばかりが目につく人も出てくる場合があります。

ここで、この先クリニックのスタッフとして本当に長い間おつきあいのできる人かどうかを見極めておくことも、院長がやるべき開院準備としてとても大切なことになります。

当然職員として不適格と判断した場合には開院する前によくお話しして、採用の取り消しをしておくことをお勧めいたします。