クリニック開業コンサルの支援内容とは？2(開業半年前～開業直前)

テナントの電源設備

クリニックの診療内容によっては、大容量の電源設備が必要な場合があります。美容皮膚科クリニックでレーザー治療器を導入したり、呼吸器内科クリニックで高画質のレントゲン撮影装置を導入したりする場合です。

テナントビルに必要な電源の余裕がない場合は、電源の増設工事にかかる費用をクリニックが負担することになり、開業資金が余計に必要となる場合があります。

大容量の電源設備を必要とする医療機器を導入する場合は、テナント契約をする前に電源容量の確認が必須です。

賃貸契約の内容

テナント契約の種類には、普通借家契約と定期借家契約があります。

普通借家契約というのは、従来から有る普通の賃貸借契約です。基本的に契約の更新が出来ますので、よほどの問題がない限りは、追い出されることはありません。

定期借家契約は簡単に言うと、契約期間を過ぎたら出て行かなくてはならないと言う契約です。建物が古くて、いずれ建て替えや再開発事業などをしたい場合、従来の普通借家契約では入居者に退去してもらうことが困難となるため、契約期間の終了により退去させることが可能な契約です。2000年の3月から借家法に定期借家契約という契約方法が加わりました。

テナント契約の際は、普通借家契約であることを確認してください。

火災報知設備の増設

良いテナント物件が見つかっても、クリニックが初めて入居する場合には消防法でひっかかってしまう場合があります。クリニックが入るテナントビルには、オフィスとは異なり火災報知設備を追加しなければならない場合があるからです。

もし、火災報知設備が法律で規定された内容に満たされない場合は、基本的に入居するクリニックがそうした火災報知設備の工事費を負担することになります。そうなれば、電源設備と同様に開業資金が余計にかかってしまいます。

税理士さんを選ぶ基準とは？

税理士さんを選ぶ基準として必要なことは、まず税理士さんに委託する業務を明確にしておくことです。そして数件の税理士さんにヒアリングして委託する業務の料金も確認して、業務を委託する税理士さんとの相性も考慮して決定することが大切です。

長くお付き合いをする税理士さんですので、料金に納得した上で、相性の良い人を選ぶことがポイントです。

税理士さんに委託する業務内容とは？

税理士さんに委託する業務の内容としてまず必要なことは、会計帳簿の記帳代行という業務です。

開業を果たして事業活動を開始すると、毎日のように頻繁に現金の出入りが続きます。そうした日々の現金の出入りを正確に記帳することで、一年の事業活動を総括する決算につながります。

ただ、こうした会計帳簿を作る作業は決して難しいことではないのですが、単調で時間のかかる作業となるので、開業して毎日の診療業務に集中しなくてはならないドクターからすれば面倒なものです。会計帳簿を作る作業を一括して外注してしまうことで、より診療に集中することができてクリニックの利益を上げることが可能となります。

次に毎月必要となる給与計算を委託業務として依頼することです。給与計算自体は難しいことではありませんので、市販のソフトを使って行うことも可能ですが、職員さんの給与計算は一円たりとも間違えることは許されません。また、雇用労災保険や住民税の天引きなども給与計算に織り込まなくてはなりません。

さらに、12月には年末調整も必要となります。こうした業務を専業としているのが社会保険労務士さん、いわゆる社労士さんですがクリニックが雇用する職員さんの数は少ないので、こうした給与計算も含めて税理士さんに一括して依頼することが合理的です。

このように税理士さんに委託する業務を明確にしておかないと、細かい資料の整理などをドクターご自身で行わなくてはならなくなり、本来すべき日常の診療業務に集中することが難しくなって、得るべき売り上げまで逃してしまうことになりますので、税理士さんを選ぶ時にはこうした点を十分にご注意ください。

職員の採用で最も大切なこと

職員さんの募集に必要なことは、トラブルを起こしそうな職員さんを事前に察知して採用しないようにすることです。

職員募集の方法としては、勤務先で一緒に働いていた職員さんにお声がけする縁故採用と、職員募集広告を出して一般公募する方法があります。いずれの方法で採用するにしても、クリニックの業務内容はだいたい決まっていますので、スキルが問われるほどの難しいことはあまりないと思います。

職員募集の際に一番肝心なことは面接でなるべく詳しく応募者の人柄を確認しておくことです。

「職員採用の面接時にプライバシーに関わる質問をしてはいけない。」という面接のマニュアルがありますが、そうしたことは「働かない人がいても潰れない大企業の職員採用に関わる問題だ」と思ってください。

個人開業のクリニックの場合には職員さん一人一人の働きが経営の安定と営業利益に直結していきますので、トラブルメーカーとなるような職員さんを雇用しておくゆとりはありません。

職員採用の決め方

職員さんの採用には、まずは履歴書を見て書類選考をして面接すべき応募者を選定するところから始まります。次の段階として実際に応募者と面接することになりますが、クリニックの職員として採用する方は若い女性が多いので、私生活を確認しておくことも重要です。

実家から通うという職員さんにはさほど不確定な要素は見つからないのですが、地方から上京して独り暮らしをしている独身の女性の場合には、私生活の面で色々とトラブルの元になることもあります。

彼氏がいて同棲していたとしてもキチンとした生活をして、仕事に励んでくれれば問題はないのですが、お相手の生活が不規則でそれに振り回されてクリニックの勤務スケジュールに穴を開けてしまうという人もいます。

また、クリニックのお給料だけでは生活費を賄うことができなくて、勤務が終わった後に夜のアルバイトする人もいます。

そうした事情は表面的な面接ではわからないので、応募者個人のプライバシーに踏み込んだ内容の質問をすることも必要です。

採用した後ではできない質問も、面接の時に聞いておくことでトラブルの種を事前に摘み取ることができるようになります。

実際に面接の段階になりましたら、コンサルタントが面接方法をアドバイスいたしますので、ご安心ください。

雇用契約のタイミングについて

もう1つ大切なことがあります。それは採用の手順としてクリニックが開院してから正式に採用の雇用契約を行うことです。

採用の内定を出してから開業準備のためにクリニックで勤務してもらうまでには、およそ1ヶ月以上の期間があります。その間に開院準備の打ち合わせのために何度か臨時の勤務をしてもらって、揃えるべき消耗品やユニホームなどの相談を行ってください。

また、開業の半月くらい前からはクリニックの中で各種の備品の整理や、電子カルテと医療機器の取り扱い練習を中心として開院前のトレーニングを行います。

そうした機会に採用した職員さんに色々と仕事を指示することで、面接だけではわからなかったその人の勤務態度や性格なども観察することができます。

言ってみれば試験採用で勤務態度を観察するようなものですが、ここで院長の指示に素直に従わなかったり、勤務態度が悪かったりするような人は、開院する前に採用の内定を取り消して、丁重にお引き取り願った方が懸命です。

内定取り消しを初めてするドクターにとっては、職員さんを解雇するという事はとても辛く感じると思いますが、クリニックの安定経営のためにそういったアドバイスもさせていただきます。

クリニックの名称

開業届の内容で最初に確認すべきことは、クリニックの名称が許可されるかどうかです。医療法の中では大げさな名前を付けることは禁止されています。

また、同じ地域の中で似たような名称をつけると、地域の患者さんが誤解する恐れがあるということで、これも保健所から是正の指導を受けることになります。

クリニックの建築設計

次に建築設計に関してです。届出の際に、クリニックの建築設計も確認対象となっています。主な確認事項は、次の3点です。

1. 1.患者さんと職員の動線が分離されていること
2. 2.クリーンとソイルのエリアの分離が明確であること
3. 3.麻薬や劇薬・毒薬などを保管する場合に安全性が確保されていること

建築計画に関する事前確認をして設計計画の了承を得てから内装工事にかかることが必要です。

こうした事前の手順を踏んで許可を得ておかないと、内装工事が完了した後に医療法の指導基準に適合しなかったことが発覚した場合、内装を作り直すまでクリニックの施設として認めてもらえない事もあります。

当然のことながら、改装の作り直しにかかる費用も予定外の支出となりますし、クリニック開院の時期も大幅に遅れて、開業する前から大きな損失を被ってしまうことになります。

当社のコンサルタントは、各種申請に精通しているだけでなく、一級建築士の資格を持っているのでご安心いただけます。また、当社で内装設計も行っているので、お気軽にご相談ください。

診療時間

次に診療時間ですが、この時間が短すぎる場合には厚生局への保険医療機関の指定申請が通らない場合があります。

最近は女性医師が時短開業に取り組む例が多くなっていますが、これもあまり極端に短い時間帯のみの診療を計画していると、保険医療機関の指定申請の際に指摘されることがあります。

健康保険制度の趣旨は『いつでも・誰でも・どこでも』保険で必要な医療が受けられるというものなので、あまりに限定的な診療時間を設定すると「健康保険の制度にそぐわない」という判断をされてしまうことがありますので、診療時間を決めたら事前に確認をしておくことが必要です。