クリニック開業コンサルの支援内容とは？3(開業直前～開業日まで)

内覧会は一日だけで良い

まず、内覧会を開院前の土日の二日間にわたって行うクリニックがありますが、これはあまり意味がありません。

なるべく多くの人に新しいクリニックを見にきて欲しいという考えから、「二日間以上の日数に渡って内覧会を行ったほうが良い」というアドバイスをする開業コンサルタントもいるようです。しかし、開院準備の慌しさがピークを迎える開院日直前の週末に二日間以上の内覧会を行うことは、院長先生と職員さんに疲労感を与えるだけでなく、職員さんの休日出勤の人件費などもかさんでしまうことになります。

内覧会を二日間行うことで多少は来場者が増えるかもしれませんが、開院後の集患にはそれほど大きな影響は与えません。というのも、今時都心でクリニックの内覧会を行なったところで、たいして珍しくもないことや、新規開業の飲食店などのように半額セールなどのお得な割引があるわけでもないので、クリニックの内覧会に是非行って見たいという人は実際の話少ないです。

内覧会に来る人の目的とは？

内覧会に来る人の目的の多くは、クリニックの新しい内装や内覧会のお土産などを目的に観に来るのではありません。

クリニックは、チラシやホームページなどで事前に医療の内容を宣伝しています。それに興味を持ち、自分や家族に有益であると考えた人たちが、「新しいクリニックのドクターはどんな人なんだろう」と観にきている人たちが大半を占めています。どのような医療を提供しているのかということ、そのクリニックの院長の人となりを見てみたいという人が大半です。

通りすがりに内覧会の呼び込みに声をかけられたからと言っても、迷惑そうに足早にその場を通り過ぎていくだけで、クリニックに入って来るような人はほとんどいません。

多くの人は目的を持って内覧会に来るのですから、内覧会の日程を1日に集約したところで、開院した後の集患のための宣伝効果という点では遜色はありません。

内覧会当日のスケジューリング

次に内覧会当日のスケジューリングも大切です。というのは、内覧会の主要な目的は「クリニックが開院した後に地域の患者さんにきていただくこと」です。

こうした地域の方を対象としたご案内は、10時から15時くらいの間に行うことが良いでしょう。

次に、医師会や勤務先や医局など、仕事関係のおつきあいから開院のご案内と内覧会にご招待する先生方がいらっしゃいます。そうした方々はお忙しいことからご招待をしてもなかなか来られませんので、一般の方たちの内覧会の後、15時から16時くらいの間に計画すると良いでしょう。

最後に仲良くしているご友人やご家族や親戚などと言った、気のおけない方達をお招きしてお祝いの宴会を行うなどのことがあります。こうした方々に来て頂くのは、ご招待客のご案内が終わった後16時以降に計画すると良いと思います。

大きく分けるとこのように3つに区分されたお客様をお招きすることになりますが、それぞれのお客様に対する対応の方法が違ってきます。

お客様のグループごとにお招きする時間帯を分けて、それぞれのお客様にあった接客の対応をしていかないと、全ての対応が中途半場になってしまって、せっかく内覧会に来ていただいたお客様に対して満足のゆく接待ができなくなってしまいます。

ドクターが取るべき地域にお住まいの方達への対応

クリニック開院後に通院していただけるような地域にお住いの方達には、院長先生のご挨拶に始まり、院内と医療機器のご案内や簡単な医療相談を受けたり、そこから診察や検査の予約を取ったりします。

そうした時に院長先生の医療相談にかける時間は、お待ちの方がいらっしゃる場合には一人当たり5分程度にして、なるべく多くのお客様とお話して頂き、「続きは開院した後の診察の時にゆっくりお話ししましょう」と言って、診察や検査の予約を取って頂くことが大切です。

院長先生は短時間でも良いので、なるべく多くのお客様にご挨拶することを心がけてください。

記念品を渡す際の注意点

また、内覧会の記念品などをお渡しする場合に注意しなくてはいけないことがあります。それは、特にご近所の方に来ていただいた場合に、記念品を渡し忘れないようにすることが大切です。

来院するお客様は一人で来たり、家族連れできたり、親しい友人同士のグループできたり、来る時間もまちまちでパラパラと来院することもあり、まとまって大勢のお客様で院内が混雑する場合もあります。

記念品などのお土産は、一般的にはお客様がお帰りになるときにお渡しすることが礼儀だと思われがちですが、そのようにすると来院する人への対応に追われて、帰る人への対応がおろそかになってしまい、どうしても記念品を全員にお渡しすることが難しくなってしまいます。

そうして記念品をもらわないで帰った人は、何となく物足りない気持ちで帰ってしまうことになりがちです。

そのような事を防ぐためには、来院したお客様が玄関に入った時に始めに記念品をお渡しする事です。そのために記念品をお渡しして来院した人数をカウントする係の担当者を決めておくことが大切です。

内覧会に来られたお客様の対応

また、大勢のお客様が院内に入って来ると限られたスタッフでは、どうしても全ての来客に目が届かなくなって、一人でぽつんと置き去りにされたお客様が出がちになります。そうしたお客様にはやはりクリニックの印象が悪くなってしまいますので、すぐに他のご案内しているグループに入れてあげてください。

せっかく足を運んでいただいたお客様に満足して帰っていただく為には、内覧会の全体を見渡しながら必要な指示を行うことができる、マネージャーのような役割を受け持つ人が居ると内覧会を開催する効果が大きくなります。

お仕事や病院関係のご招待者様の接待

次にお仕事や病院関係のご招待者様に対する対応ですが、大学の教授や開業する地域の医師会の幹部などもいらっしゃいますが、来客人数は少なめになります。

ご招待客の場合、お祝い金や手土産などをお持ちになる方も多いので、お一人ずつに失礼のないように丁寧に対応して、お帰りになるときにそれとなくお菓子などのお土産を用意してお渡しすることが良いでしょう。

なかには、医師会長や大学教授などのVIPもお越しになるでしょうから、その場合にはお車代を封筒に入れて用意しておいて、お菓子のお土産袋の中にそっと入れておくと良いと思います。お車代ですと言って面と向かってお渡ししようとしても、遠慮して受け取らない人がほとんどでしょうから、お客様に気を使わせないそのような配慮も必要となります。

お花やお祝い金のお礼

それ以外のことで気をつけておいた方が良いことは、内覧会の前後の日に多くの方からクリニック開院のお祝いにお花が届くと思います。お花が届いたら必ず送り状とお花を写メしておいて、後日お礼状を送っておくことが大切です。

また、お祝い金をいただいた方には、後日お礼状と半返し程度のお品をお送りしておく事が良いでしょう。